Nueva directiva europea canal de denuncias anónimas para empresas

Directiva europea de canal de denuncias

El 21 de diciembre entra en vigor la obligación a todas las empresas con más de 249 trabajadores a tener un canal de denuncias, tal y como exige la Directiva del Parlamento Europeo de 23 de octubre de 2019. A finales de 2023 será obligatorio para todas las empresas privadas y públicas con al menos 50 trabajadores, por lo que la mayoría de empresas ya están en marcha para incorporar la mejor solución de software canal de denuncias o whistleblowing channel.

En esta reciente publicación en el blog de la AEPD, hacen hincapié en la importancia de elegir una solución que respete los principios básicos de la protección de datos. Durante los próximos meses, se promocionarán todo tipo de soluciones para implementar tu propio canal de denuncias online, incluso se pueden encontrar canal de denuncias gratuitos pero… ¿Quién te garantiza que cuentan con las medidas de seguridad y privacidad que exige la ley?

¿Cómo cumplir la ley en tu canal de denuncias?

Lo más importante es preservar el anonimato y privacidad de la persona denunciante. Todo el proceso puede tratarse de manera interna y confidencial hasta su resolución, pero se debe contar con medidas que garanticen su integridad, por ese motivo no es nada recomendable un software de canal de denuncias gratuito.

Si tu empresa sufriera una brecha de seguridad a través de su canal de denuncias y se filtraran datos personales, podría ser multada con hasta 600.000€.

Estos son los requisitos que debe cumplir todo canal de denuncias:

Garantizar la confidencialidad de la identidad del denunciante.

Designar a una persona, interna o externa, como responsable del canal de denuncias.

La persona responsable debe dar acuse de recibo de las denuncias interpuestas, como máximo tras 7 días desde la recepción.

Finalmente, se debe responder a la denuncia en un plazo máximo de 3 meses desde la emisión del acuse de recibo.

El acceso debe ser externo a la red corporativa porque no es solo una herramienta para el personal interno. Debe poder denunciar cualquier persona relacionada con la empresa.

Debe contar con las medidas necesarias para evitar brechas de seguridad, las más básicas son:

• Usar un protocolo de conexión seguro.

• Hospedado en un servidor privado que ofrezca garantías.

• Recomendamos usar un software canal de denuncias ubicado en la UE, por las diferencias legislativas que pueda haber en otros países.

¿Por qué un formulario web no cumple la misma función?

Hasta ahora, un canal de denuncias podía ser un número de teléfono, correo electrónico o formulario web, pero estas vías no garantizan totalmente la privacidad del denunciante y presentan riesgos. Veamos por qué es una mala idea:

Para emitir acuse de recibo y responder a la denuncia, el denunciante debe facilitar algún tipo de dato de contacto (e-mail, teléfono o dirección postal).

Esa obligación de revelar algún dato de contacto, aunque solo lo conozca el responsable del canal, puede actuar como efecto disuasorio en ciertas personas que estén pensando en denunciar.

La información que se envía mediante formularios de contacto se recibe en una cuenta de e-mail. Eso supone riesgos en la seguridad de los datos, pudiéndose producir una brecha de seguridad, sobretodo si esa cuenta la gestiona más de una persona.

El e-mail es uno de los objetivos más habituales de los ciberdelincuentes y una fuente de errores humanos. No lo uses como canal de denuncias en tu empresa.

Cumple la normativa europea de canal de denuncias con Edorteam

Nuestros profesionales técnicos y jurídicos te acompañarán durante todo el proceso y formarán a tu equipo en el correcto uso del software. Además, tendrás a tu disposición a tu consultor Edorteam para soporte técnico y dudas jurídicas siempre que lo necesites.

Cuenta con nosotros para guiarte en este proceso no solo porque te obligue la ley, también para fomentar una cultura ética en tu empresa.

Dados los efectos positivos que tendrá en la confianza y conducta de tus trabajadores, cuanto antes implantes tu canal de denuncias online, antes notarás sus beneficios, ¡no esperes a que te obligue la ley!