Tu oficina online, estés donde estés
ET Documental es un gestor documental en la nube para almacenar, editar y compartir archivos. Accede a tus archivos desde cualquier dispositivo y genera enlaces de descarga privados, todo ello cumpliendo con la LOPD y RGPD.
Descubre todo lo que puedes hacer con un gestor documental
Gestor documental cloud
Almacena documentos en internet de forma segura y accede desde cualquier lugar.
Limita su acceso solo a ti, a tu equipo o a tus clientes.
Indexación del contenido para una búsqueda eficiente.
Sistema inteligente de organización por colecciones.
Potencia el trabajo en equipo
Además de compartir documentos con tu equipo y clientes, incluye varias funciones colaborativas.
Genera y comparte enlaces privados de descarga.
Habla con tu equipo de trabajo mediante el chat incorporado.
Crea buzones de entrega permanentes.
Trabaja en la nube
Incluye ET Box, una carpeta instalada en tus dispositivos que se sincroniza con la nube.
Ten una carpeta sincronizada en todos tus dispositivos.
Guarda allí los documentos que estás trabajando y accede estés donde estés.
Funciona también en dispositivos iOS y Android.
Pruébalo gratis durante 30 días
Explícanos los requerimientos de tu empresa y consigue una demo personalizada y gratuita para que pruebes nuestro software durante 30 días y sin compromiso.
Solución cloud a la gestión documental de tu empresa
Almacena documentos en internet de forma segura (cumpliendo LOPD y RGPD) y accede desde cualquier sitio, limitando su acceso a ti, a tu equipo de trabajo o a tus clientes.
Subida rápida y eficaz
Carga ficheros arrastrando directamente desde tu ordenador al navegador, gracias a la tecnología HTML5. Una vez cargado al gestor documental, los miembros de tu equipo podrán consultarlo y descargarlo.
Colecciones inteligentes
Gracias a las colecciones inteligentes, tus documentos se organizan en carpetas automáticamente. Si resubes un documento ya existente, éste se almacena en la ubicación que le corresponda, sustituyendo la versión anterior.
El poder de la indexación
Su potente motor de búsqueda indexa el contenido de los documentos para que enseguida encuentres la información que necesitas.
Vista previa del contenido
Porque la primera impresión cuenta, podrás visualizar el documento a gran tamaño antes de descargarlo. Funciona para la mayoría de archivos de ofimática, PDF e imágenes.
Agiliza el proceso de gestión documental con ET Firma
ET Firma es nuestro software de firma electrónica avanzada, con el que cerrarás la firma contratos cómodamente en tu iPad, sin usar papel y con plena validez jurídica.
Desde ET Documental puedes gestionar la emisión de documentación hacia ET Firma y, después de ser firmada, recuperarla y archivarla en el gestor documental. Haz click para saber más >
Oficina online: trabaja en la nube y potencia el trabajo en equipo con un gestor documental
ET Documental es mucho más que un software de gestión documental: úsalo como oficina online y trabaja en equipo cómodamente gracias a sus funciones colaborativas.
El gestor documental garantiza todas las medidas de seguridad para la transferencia y almacenamiento de archivos en la nube.
Edita cómodamente desde la nube
Abre desde la nube cualquier documento Word, Excel o PowerPoint (es necesario que estén instalados en el ordenador). Guarda los cambios y el documento se actualizará automáticamente gracias al plugin para Microsoft Office.
Comparte y trabaja en equipo
Además de compartir carpetas y documentos ágilmente con tu equipo de trabajo o tus clientes, incorpora un chat donde, además de hablar, podrás adjuntar archivos.
Entrega segura a personas externas
Genera enlaces de descarga con contraseña y fecha de caducidad y envíaselos a quien quieras. Para comunicarte a menudo con ciertos clientes o proveedores, crea un buzón de entrega permanente.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un sistema de gestión documental (DMS)?
Un sistema de gestión documental (ET documental o DMS) es un conjunto de herramientas y procesos utilizados para administrar, organizar, almacenar y controlar documentos en una empresa. Permite la creación, captura, indexación, almacenamiento, recuperación y distribución de documentos de manera eficiente. El objetivo principal de un ET documental es facilitar la gestión de documentos, mejorar la productividad, garantizar el acceso rápido a la información y asegurar la integridad y seguridad de los documentos en toda su vida útil.
¿Cuál es la importancia de un sistema de gestión documental en las empresas?
Un sistema de gestión documental es importante en las empresas porque ayuda a organizar y controlar la creciente cantidad de documentos y archivos que se generan. Al implementar un DMS, las empresas pueden mejorar la eficiencia operativa, reducir el riesgo de pérdida de información, agilizar los flujos de trabajo, facilitar la colaboración, cumplir con los requisitos legales y de cumplimiento, y mejorar la toma de decisiones basada en información precisa y actualizada.
¿Cuáles son las ventajas de utilizar software de gestión documental?
Al utilizar software de gestión documental, las empresas pueden beneficiarse de:
• Almacenamiento centralizado y acceso rápido a documentos.
• Organización y clasificación eficiente de documentos.
• Búsqueda y recuperación rápida de información.
• Control de versiones y seguimiento de cambios.
• Colaboración en tiempo real en documentos.
• Automatización de flujos de trabajo.
• Mejora en la seguridad y protección de datos.
• Cumplimiento de regulaciones y requisitos legales.
• Reducción de costos asociados a la gestión de documentos en papel.
¿Cómo encontrar el software adecuado de gestión documental para mi empresa?
• Para encontrar el software adecuado de gestión documental para tu empresa, es recomendable seguir estos pasos:
• Evaluar las necesidades y objetivos de la empresa en cuanto a gestión documental.
• Investigar y comparar diferentes opciones de software disponibles en el mercado.
• Considerar factores como funcionalidades, escalabilidad, facilidad de uso, integraciones, seguridad y soporte técnico.
• Leer reseñas y testimonios de otros usuarios.
• Realizar pruebas o demostraciones del software antes de tomar una decisión final.
• Consultar con expertos en gestión documental o solicitar asesoramiento especializado si es necesario.
¿Cómo ayuda un sistema de gestión documental a las pequeñas empresas?
Un sistema de gestión documental puede ser especialmente beneficioso para las pequeñas empresas al proporcionarles herramientas eficientes para organizar, almacenar y gestionar sus documentos de manera digital. Esto les permite reducir el uso de papel, ahorrar tiempo en la búsqueda de información, mejorar la colaboración entre empleados, simplificar los flujos de trabajo y asegurar que los documentos estén accesibles y seguros. Además, un DMS puede ayudar a las pequeñas empresas a cumplir con requisitos legales y de cumplimiento, aumentar la eficiencia operativa y mejorar la toma de decisiones.
¿Qué es la gestión de documentos digitales?
La gestión de documentos digitales es el conjunto de prácticas y procesos utilizados para crear, organizar, almacenar y controlar documentos en formato digital. Incluye la captura, indexación, clasificación, búsqueda, recuperación y distribución de documentos electrónicos dentro de una organización. La gestión de documentos digitales permite una gestión más eficiente, segura y colaborativa de los documentos, eliminando la dependencia de documentos en papel y promoviendo la transformación digital de las empresas.
¿Cuál es la diferencia entre gestión documental en la nube y gestión documental local?
La gestión documental en la nube se refiere a la utilización de servicios en la nube para almacenar, gestionar y acceder a los documentos de una empresa a través de internet. Los documentos se almacenan en servidores remotos y se accede a ellos mediante aplicaciones web o clientes específicos. Por otro lado, la gestión documental local implica que los documentos se almacenan y gestionan en servidores locales o sistemas de almacenamiento internos de la empresa, sin conexión directa a la nube. La elección entre gestión documental en la nube o local depende de factores como la seguridad, la accesibilidad, la escalabilidad y las necesidades específicas de la empresa.
¿Qué características debe tener una plataforma de gestión documental?
• Una plataforma de gestión documental debe contar con características como:
• Almacenamiento seguro y escalable para documentos.
• Indexación y etiquetado para una fácil búsqueda y recuperación de documentos.
• Control de versiones y seguimiento de cambios.
• Flujos de trabajo y automatización de procesos.
• Colaboración en tiempo real en documentos.
• Integraciones con otras aplicaciones y sistemas empresariales.
• Seguridad y permisos para controlar el acceso y la edición de documentos.
• Auditoría y registros de actividad.
• Interfaz intuitiva y fácil de usar
¿Cuál es el mejor software para la gestión documental en la actualidad?
No existe un único software que pueda considerarse como el mejor para la gestión documental, ya que las necesidades y preferencias pueden variar según cada empresa. Sin embargo, hay opciones populares en el mercado como Microsoft SharePoint, Google Workspace (anteriormente G Suite), Dropbox Business, Box, y Adobe Document Cloud. Es importante evaluar las características, funcionalidades y requerimientos específicos de la empresa antes de tomar una decisión.
¿Cómo se utiliza el software de gestión documental en las empresas?
El software de gestión documental se utiliza en las empresas de varias formas:
• Captura y almacenamiento de documentos digitales.
• Indexación y clasificación de documentos para una fácil búsqueda y recuperación.
• Establecimiento de flujos de trabajo automatizados para la revisión y aprobación de documentos.
• Colaboración en tiempo real en documentos compartidos.
• Control de versiones y seguimiento de cambios en los documentos.
• Gestión de permisos y accesos para asegurar la seguridad de los documentos.
• Cumplimiento de regulaciones y requisitos legales en la gestión documental.
• Generación de informes y análisis sobre los documentos y flujos de trabajo.
¿Qué beneficios aporta la gestión documental a las empresas?
• La gestión documental aporta diversos beneficios a las empresas, como:
• Acceso rápido y fácil a la información y documentos relevantes.
• Reducción del espacio físico necesario para almacenar documentos en papel.
• Mayor eficiencia en los flujos de trabajo y procesos empresariales.
• Colaboración y trabajo en equipo mejorados.
• Mejora en la seguridad y protección de los documentos.
• Cumplimiento de regulaciones y requisitos legales.
• Reducción de costos asociados a la gestión de documentos en papel.
• Toma de decisiones más informada basada en datos precisos y actualizados.
Con App para iOS y Android
ET Documental está disponible para iPhone, iPad y dispositivos Android.
Desde la App podrás hacer lo mismo que desde tu equipo informático. Además, gracias al almacenamiento local, ganarás velocidad.
ET Documental incluye ET Box
Con el complemento ET Box, tendrás en tu equipo una carpeta sincronizada en la nube.
Cualquier documento que almacenes allí estará disponible en otros dispositivos donde tengas instalado ET Box.