¿Cómo elegir un presupuesto para un canal de denuncias?

Cuando una empresa empieza a buscar un canal de denuncias, la primera pregunta que surge siempre es la misma: ¿cuánto me va a costar esto? La respuesta honesta es que el mercado va de 19€ al mes a más de 3.000€ al mes. Y no siempre el más caro es el mejor canal de denuncias para tu empresa. En Edorteam llevamos años implantando canales de denuncias y hemos visto empresas pagar diez veces más de lo necesario por algo que no necesitaban, y otras intentar resolver esto con un buzón de correo electrónico que no cumple ningún requisito legal. En este artículo te explicamos qué factores afectan realmente al presupuesto, qué opciones existen en el mercado y cómo elegir sin pagar de más.

Qué factores afectan al precio de un canal de denuncias

No todas las empresas necesitan lo mismo. El precio final depende principalmente de cuatro variables:

1. Tamaño de la empresa. La Ley 2/2023 diferencia entre empresas de menos de 50 empleados, entre 50 y 249, y de más de 250. A mayor tamaño, más volumen de denuncias potencial y más necesidad de funcionalidades avanzadas de gestión.
2. Nivel de soporte incluido. Aquí está la diferencia más grande entre proveedores. Algunos te dan acceso a una plataforma y te dejan solo para que la configures y pongas en marcha tú mismo. Otros te acompañan en la configuración, la formación y la gestión. Por otro lado, hay soluciones que son autogestionables (un responsable interno nombrado por la empresa se encarga de responder y gestionar las denuncias) y otras incluyen obligatoriamente un servicio de gestión de las denuncias (que a menudo se trata simplemente de un servicio de cribado que encarece muchísimo sin necesidad). El precio refleja exactamente eso.
3. Dónde se alojan los datos. La Ley 2/2023 y el RGPD exigen que los datos estén protegidos. Algunos proveedores internacionales alojan datos fuera de España o incluso fuera de la UE, lo que puede generar problemas de cumplimiento. Los proveedores que alojan en España suelen tener menos letra pequeña y menos riesgos de ciberseguridad.
4. Funcionalidades adicionales. Comunicación bidireccional, adjuntos, multi-idioma, registro de actividad para auditorías… Cada funcionalidad añade coste en algunos proveedores. En otros está todo incluido desde el principio.

¿Cómo elegir un presupuesto para un canal de denuncias?

Soluciones SaaS internacionales (100€ – 500€/mes)

Plataformas como EQS, NAVEX o Whistlelink están orientadas a grandes corporaciones. Son potentes, pero sobredimensionadas para la mayoría de pymes españolas. El soporte suele ser en inglés, los datos pueden estar alojados fuera de España y la configuración la haces tú. Son una buena opción si tienes equipos de compliance internos con capacidad técnica y operas en varios países.

Soluciones de grandes consultoras (1.500€ – 6.000€/mes)

Algunas consultoras grandes incluyen el canal de denuncias como parte de un servicio de compliance integral. El precio es alto porque incluye mucho más que el canal: auditorías, asesoría legal, gestión de casos. Tiene sentido para empresas con obligación de compliance penal compleja, pero es innecesariamente caro si lo que necesitas es cumplir la Ley 2/2023.

Soluciones especializadas españolas (19€ – 150€/mes)

Proveedores especializados en el mercado español que ofrecen la plataforma, la implantación y el soporte incluidos en el precio. Los datos se alojan en España, el soporte es en español y el precio está adaptado a pymes. La diferencia entre proveedores en este segmento suele estar en si la implantación es autoservicio o gestionada, y en la calidad del soporte posterior.

¿Existen opciones de canal de denuncias gratuitas?

Existen soluciones gratuitas basadas en formularios web o correo electrónico. El problema es que ninguna de ellas cumple los requisitos técnicos de la Ley 2/2023: anonimato garantizado, cifrado, comunicación bidireccional, registro de actividad auditable. Si la AIPI te inspecciona, un formulario de Google no va a protegerte de una sanción.

Lo que nunca debería faltar en el presupuesto de un canal de denuncias

Sea cual sea el proveedor que elijas, asegúrate de que el precio incluye:

• Anonimato garantizado (obligar al usuario a proporcionar una cuenta de e-mail «anónima» o «no reconocible» para comunicarse con él NO cuenta como anonimato).
• Comunicación bidireccional con el denunciante.
• Registro de actividad para auditorías.
• Datos alojados en la UE (preferiblemente en España).
• Soporte para resolver dudas técnicas y legales.
• Formación inicial para el responsable de gestión.

Si alguno de estos elementos falta en tu presupuesto de canal de denuncias, no te están ofreciendo un buen servicio.

Gestión interna vs. servicios externos

Otro factor clave al elegir un presupuesto para un canal de denuncias es decidir si se gestionará internamente o se contratarán servicios externos. Algunas organizaciones prefieren dejarlo en manos de terceros especializados (a menudo, el propio proveedor del software de canal de denuncias) para evitar sesgos internos y garantizar la imparcialidad.

• Gestión interna: implica asignar un responsable dentro de la empresa que se encargue de recibir, investigar y gestionar las denuncias (normalmente se recomienda el director o directora de RRHH y/o el abogado corporativo). Por nuestra experiencia recomendamos esta opción, porque minimiza los costes y por norma general las empresas, por grandes que sean, no acostumbran a recibir más de 5 o 6 denuncias reales al año.
• Proveedores externos: ervicios de terceros que se encargan de la recepción, análisis y tratamiento inicial de las denuncias. Esta opción es perfectamente válida y puede aumentar la confianza de los empleados en el sistema. No obstante, encarece mucho los costes y igualmente acabará implicando al responsable de RRHH y/o abogado corporativos en los casos.

Cumplimiento normativo y auditorías

En algunos países, los canales de denuncia están sujetos a regulaciones específicas. Por ejemplo, en Europa, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) impone estrictos requisitos en términos de privacidad y protección de datos. Es esencial incluir en el presupuesto los costos asociados al cumplimiento normativo, que pueden incluir:

• Consultorías legales: para asegurar de que el canal de denuncias cumple con todas las leyes locales e internacionales.
• Auditorías externas periódicas: como un medio de control, las empresas deben someter su canal de denuncias a auditorías para garantizar que sigue siendo seguro y conforme a la ley.
• Documentación y registros: las empresas deben mantener un registro detallado de todas las denuncias y su resolución. Esto puede requerir la implementación de un sistema de gestión documental, cuyo coste debe incluirse en el presupuesto canal de denuncias.

Comunicación interna

El éxito de cualquier canal de denuncias radica en que los empleados sepan de su existencia y cómo utilizarlo. Parte del presupuesto para un canal de denuncias debe destinarse a comunicación interna, lo que puede incluir:

• Protocolo de regulación del canal de denuncias: documento informativo/formativo para familiarizar a los empleados sobre sus derechos y obligaciones para con el canal de denuncias.
• Formas de acceso: facilitar el acceso a la información a través de intranets, sitio web corporativo o aplicaciones móviles puede mejorar la tasa de uso del canal.

La pregunta que deberías hacerle a cualquier proveedor de canal de denuncias

Antes de firmar, pregunta esto: «Si la AIPI me inspecciona mañana, ¿qué documentación puedo generar con vuestra aplicación para demostrar que cumplo?» La respuesta a esa pregunta te dirá más sobre el proveedor que cualquier lista de funcionalidades.

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