¿Cómo elegir un presupuesto para un canal de denuncias?

Para implementar un canal de denuncias de forma eficiente y conforme a las normativas legales, es esencial contar con recursos que reflejen los costos necesarios para garantizar que funcione correctamente y cumpla con los estándares de seguridad y privacidad exigidos. En este artículo, explicaremos los pasos necesarios para crear un presupuesto para un canal de denuncias y los factores clave que deben considerarse para asegurar su éxito.

¿Qué es un canal de denuncias?

Un canal de denuncias es un sistema diseñado para que empleados, clientes o cualquier parte interesada en una organización puedan reportar de manera anónima malas prácticas, fraudes, incumplimientos normativos o cualquier comportamiento inadecuado. Los canales de denuncia son un componente clave en los programas de cumplimiento y responsabilidad corporativa, ayudando a las empresas a detectar irregularidades antes de que se conviertan en problemas mayores.

Desde el año 2023, la legislación española establece según la ley 2/2023, la obligatoriedad de crear el canal de denuncias en empresas con más de cincuenta trabajadores. Sin embargo, se recomienda implementarlo también en empresas de menor tamaño.

¿Cómo elegir un presupuesto para un canal de denuncias?

Contar con un presupuesto canal de denuncias  bien definido es esencial para asegurar que el sistema funcione de manera efectiva y esté alineado con las normativas legales.

Para ello se recomiendan las siguientes acciones enfocadas en la facilidad para los usuarios  como para la eficacia en la gestión de las denuncias recibidas:

Evaluar las necesidades y el tamaño de la organización

El primer paso para elegir un presupuesto para un canal de denuncias es entender el tamaño y las necesidades de la empresa. No todas las empresas requieren el mismo modelo de herramienta ya que las necesidades varían dependiendo de factores como:

• El número de empleados
• La cantidad de sucursales o sedes
• El nivel de riesgo de la industria
• La legislación vigente en el país o región

Por ejemplo, una pequeña o mediana empresa no necesitará un sistema tan robusto como una multinacional. Sin embargo, todas las empresas, sin importar su tamaño, deben asegurarse de que su canal de denuncias cumpla con los requisitos legales.

Elección de tipo de canal de denuncias

El siguiente paso es decidir qué tipo de canal de denuncias implementar. Las opciones más comunes incluyen:

• Línea telefónica: con un número exclusivo al que los empleados o terceros puedan llamar para realizar las denuncias. Esto puede ser gestionado internamente o subcontratado a una empresa externa.
• Portal web: un sitio en línea donde los usuarios pueden ingresar sus denuncias de manera anónima. Este tipo de plataforma debe cumplir con altos estándares de ciberseguridad para proteger la información sensible.
• Correo electrónico: opción económica, pero menos segura. Si bien se puede utilizar en combinación con otros sistemas, no es recomendable como único canal de denuncias.
• Aplicaciones móviles: algunas organizaciones optan por desarrollar o utilizar aplicaciones móviles diseñadas específicamente para recibir denuncias.

Cada opción tiene sus propias implicaciones de costos, seleccionar una u otra dependerá de los recursos disponibles y las necesidades específicas de la organización.

Costos tecnológicos

Una parte importante del presupuesto canal de denuncias es la inversión tecnológica. Los costos tecnológicos incluyen:

• Software: si la organización opta por un portal web o una aplicación móvil, necesitarás software especializado que garantice la seguridad y la confidencialidad de las denuncias. Las licencias de este tipo de software pueden variar dependiendo del proveedor y del número de usuarios.
• Ciberseguridad: es fundamental invertir en ciberseguridad para proteger el canal de denuncias contra accesos no autorizados o filtraciones de datos. Esto incluye firewalls, sistemas de encriptación y auditorías periódicas.
• Mantenimiento y actualizaciones: al igual que cualquier otra tecnología, el canal de denuncias necesitará mantenimiento regular y actualizaciones con los últimos avances en seguridad.

Capacitación del personal

El éxito de un canal de denuncias depende no solo de su implementación tecnológica, sino también de la capacitación del personal. Los empleados deben recibir información sobre la existencia del canal, su funcionamiento y la importancia de usarlo de manera ética. Este proceso incluye distintas fases, por tanto el presupuesto canal de denuncias debe  incluir recursos destinados para:

• Capacitación inicial: se debe incluir un monto destinado a la formación de los empleados, tanto para aquellos que reportarán las denuncias como para los que recibirán y gestionarán las mismas.
• Talleres de ética y compliance: estos talleres son esenciales para reforzar la cultura organizacional y garantizar que todos los colaboradores comprendan el valor del canal de denuncias.
• Actualizaciones periódicas: a medida que cambian las leyes o los protocolos internos, es necesario realizar capacitaciones de actualización para mantener al personal al tanto de las nuevas normativas.

Gestión interna vs. servicios externos

Otro factor clave al elegir un presupuesto para un canal de denuncias es decidir si se gestionará internamente o se contratarán servicios externos. Algunas organizaciones prefieren subcontratar a terceros especializados para evitar sesgos internos y garantizar la imparcialidad.

• Gestión interna: implica asignar un equipo dedicado dentro de la empresa que se encargue de recibir, investigar y gestionar las denuncias. Esto puede requerir la contratación de nuevo personal, gastos inherentes al desarrollo de la actividad o la redistribución de tareas.
• Proveedores externos: generalmente las empresas optan por servicios de terceros que se encargan de la recepción, análisis y tratamiento inicial de las denuncias. Estos proveedores suelen ofrecer garantías de confidencialidad y anonimato, lo que puede aumentar la confianza de los empleados en el sistema.

Desde un punto de vista de estimar un presupuesto para canal de denuncias, la opción de gestión interna puede ser más económica, subcontratar a terceros suele ser más eficiente, especialmente en organizaciones grandes o cuando el tema de imparcialidad es crucial.

Cumplimiento normativo y auditorías

En algunos países, los canales de denuncia están sujetos a regulaciones específicas. Por ejemplo, en Europa, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) impone estrictos requisitos en términos de privacidad y protección de datos. Es esencial incluir en el presupuesto los costos asociados al cumplimiento normativo, que pueden incluir:

• Consultorías legales: para asegurar de que el canal de denuncias cumple con todas las leyes locales e internacionales.
• Auditorías externas periódicas: como un medio de control, las empresas deben someter su canal de denuncias a auditorías para garantizar que sigue siendo seguro y conforme a la ley.
• Documentación y registros: las empresas deben mantener un registro detallado de todas las denuncias y su resolución. Esto puede requerir la implementación de un sistema de gestión documental, cuyo costo debe incluirse en el presupuesto canal de denuncias .

Monitorización y análisis

Un canal de denuncias no solo debe recibir denuncias, sino también analizarlas de manera efectiva. Esto implica asignar recursos para monitoreo continuo y análisis de las denuncias recibidas, lo que puede ayudar a identificar patrones o problemas recurrentes dentro de la organización.

En estos casos el sistema debe contemplar financiamiento cubrir gastos de:

• Software de análisis de datos: herramientas especializadas para recopilar, clasificar y analizar las denuncias son esenciales para mantener el control del sistema.
• Recursos humanos: dependiendo del volumen de denuncias, es posible que necesites un equipo dedicado para gestionar el seguimiento, la investigación y la resolución de los casos reportados.

Comunicación interna

El éxito de cualquier canal de denuncias radica en que los empleados sepan de su existencia y cómo utilizarlo. Parte del presupuesto para un canal de denuncias  debe destinarse a comunicación interna, lo que puede incluir:

• Campañas informativas: posters, correos electrónicos y sesiones de orientación para familiarizar a los empleados sobre el alcance del canal de denuncias.
• Portales de acceso: facilitar el acceso a la información a través de intranets o aplicaciones móviles puede mejorar la tasa de uso del canal.

Elegir un presupuesto para un canal de denuncias es un proceso que debe contemplar diversos factores, desde la elección del tipo de canal y los costos tecnológicos hasta la capacitación del personal y el cumplimiento de las normativas legales. Un presupuesto bien estructurado asegura que el canal de denuncias no solo sea funcional, sino también seguro y confiable.

Los componentes clave, como la tecnología, el cumplimiento legal y la formación del personal, deben estar siempre presentes en el diseño del presupuesto. Además, es crucial tomar en cuenta las necesidades específicas de la empresa para adaptar el kit digital para iPad de manera eficiente.

Al asignar los recursos adecuados al presupuesto canal de denuncias, tu organización podrá implementar un medio efectivo y alineado con las mejores prácticas empresariales.