Canal de Denuncias Obligatorio en 2023

Tener un canal de denuncias obligatorio en las empresas es una medida recomendada y en algunos casos exigida por la legislación y regulaciones de cumplimiento normativo. Proporciona un medio efectivo para detectar y abordar situaciones de fraude, corrupción, acoso laboral u otros comportamientos inapropiados que puedan perjudicar a la organización.

Algunos beneficios de contar con un canal de denuncias de acuerdo con la normativa:

• Fomenta una cultura de transparencia y ética en la organización.
• Permite identificar y corregir rápidamente irregularidades o incumplimientos normativos.
• Proporciona a los empleados un medio seguro y confidencial para denunciar conductas inapropiadas.
• Ayuda a prevenir daños reputacionales y legales a la empresa.

La implementación de un canal de denuncias en una empresa requiere:
• Establecer una política clara y comunicarla a todos los empleados.
• Proporcionar un sistema seguro y confidencial para recibir las denuncias.
• Designar a una persona o equipo responsable de gestionar las denuncias.
• Investigar adecuadamente cada denuncia y tomar las acciones correspondientes.

La Directiva Europea establece estándares mínimos para la protección de los denunciantes y promueve la implementación de canales de denuncias efectivos en los Estados miembros de la Unión Europea. Estas directrices buscan fortalecer la protección de los denunciantes y garantizar que sus informes sean tratados de manera adecuada.

La Ley 2/2023 prevé importantes sanciones por incumplir con la obligatoriedad de implantar un sistema de denuncias o por no adoptar medidas para garantizar la protección de los denunciantes:

• Las personas físicas: de 1.001 a 300.000 euros, en función de la infracción.
• Personas jurídicas: de 100.000 a 1 millón de euros, en función de la infracción.
• En sanciones muy graves, además de la multa, la organización recibirá una amonestación pública y la prohibición de obtener ayudas y/o contratar con el sector público.

No. El número de empleados no es el único requisito para determinar la obligatoriedad de implantar un canal de denuncias. Las organizaciones con menos de 50 empleados pueden estar obligadas a si cumplen cualquiera de estos requisitos:

• Si son Partidos políticos, sindicatos, organizaciones empresariales y fundaciones creadas por unos y otros, siempre que reciban o gestionen fondos públicos.

• Si son sujetos obligados por la Ley 10/2010 sobre Prevención de Blanqueo de Capitales y Financiación del Terrorismo (LPBC), sin importar su número de empleados.
  Hasta ahora su obligación era la de implantar un canal de denuncias interno, únicamente para sus trabajadores, pero con la Ley 2/2023 deberá ser accesible también para cualquier persona relacionada con la organización.
  Algunos ejemplos de sujetos obligados son:
  • Empresas del sector financiero e inmobiliario.
  • Empresas del sector del lujo: joyerías, arte y antigüedades, relojerías, náutica…
  • Empresas del sector del juego y el azar.
  • Asesores fiscales, contables, aseguradoras, auditores, despachos de abogados…
  • Los que realicen operaciones de más de 15.000 €.

• Empresas privadas con un plan de Compliance, incluso si tienen menos de 50 empleados. Hasta ahora su obligación era la de implantar un canal de denuncias interno, únicamente para sus trabajadores, pero con la Ley 2/2023 deberá ser accesible también para cualquier persona relacionada con la organización.Hay que tener en cuenta que implantar un plan de Compliance no sirve de nada si no incorpora un canal de comunicación seguro y confidencial para alertar sobre actividades que violen el código de conducta de la organización.

• En el sector público, todas las administraciones públicas están obligadas sin importar su número de trabajadores, excepto aquellas que pertenezcan a municipios con menos de 1.000 habitantes.

En primer lugar, es posible que algunos empleados o partes interesadas no se sientan cómodos utilizando su correo electrónico personal para realizar una denuncia, por lo que es posible que se sientan desalentados o reacios a utilizar este método. Si bien es cierto que pueden usar una dirección de correo electrónico con un alias, para que no puedan identificarles, constituye una barrera disuasoria.

En segundo lugar, enviar una denuncia a una dirección de correo electrónico común significa que la información de la denuncia será muy vulnerable a posibles amenazas de seguridad. Los correos electrónicos pueden ser interceptados, comprometidos o manipulados más fácilmente que los canales de denuncia exclusivamente diseñados para este propósito.

En tercer lugar, en la mayoría de empresas, el responsable de sistemas tiene acceso a los correos electrónicos corporativos, por lo que podría leer información confidencial si así lo quisiera y violar la confidencialidad del denunciante, aún sin ser un atacante externo

Los formularios de contacto constituyen una forma más segura de realizar denuncias que una simple dirección de correo electrónico, ya que los datos ingresados en el formulario se pueden almacenar adecuadamente en el panel de administración del sitio web, por ejemplo. También permiten la posibilidad de ser anónimos, si los campos con datos de contacto no son obligatorios. No obstante, presentan algunos inconvenientes.

Si la denuncia es anónima, el denunciante no podrá ser informado sobre el resultado de la denuncia, puesto que no habrá facilitado ningún dato de contacto. El órgano de control tampoco podrá comunicarse con esa persona y pedirle más detalles sobre lo sucedido, si fuera necesario.

En último lugar, optar por una aplicación de canal de denuncias diseñada específicamente para este fin resulta una inversión accesible para la empresa y proporciona significativas ventajas en cuanto a seguridad, confidencialidad y gestión sencilla. No es adecuado para la empresa arriesgarse a ser sancionada por eludir un sistema de denuncia específico, a fin de ahorrar costes.

Sí, ya que cumple con todos los requisitos, incluso permite denunciar anónimamente. Pero éste debería estar en un lugar accesible al público para que cualquier persona relacionada con la empresa pueda denunciar: clientes, exempleados, proveedores, etc.

Así pues, en la mayoría de empresas será necesario implantar algún otro sistema de denuncias complementario al buzón físico para garantizar que cualquier persona pueda realizar denuncias de forma segura y confidencial.

La aplicación Canal de Denuncias es un canal de comunicación seguro y confidencial entre el denunciante y el administrador del canal. Por lo tanto, la gestión de la denuncia debe realizarla un profesional de la empresa o un tercero autorizado. La ley establece una serie de plazos y procedimientos a seguir para la gestión de una denuncia:

• La persona responsable debe dar acuse de recibo de las denuncias interpuestas, como máximo, tras 7 días desde la recepción.
• Si la denuncia tiene base, se iniciará una investigación interna y/o se abrirá un expediente a la persona denunciada, de acuerdo con los protocolos de la empresa. No es necesario mantener informado al denunciante durante el proceso, pero sí es necesario informarle sobre la decisión en un plazo máximo de 3 meses desde la emisión del acuse de recibo.
• Es fundamental preservar la confidencialidad de la persona denunciante, incluso si esta persona decide identificarse.

El Canal de Denuncias de Edorteam es una aplicación en la nube, su implantación puede realizarse en menos de 72 horas y es muy intuitiva para cualquier persona, por lo que no requiere de formación ni manuales de usuario. El responsable de gestionar el canal tan solo necesita 1 hora de formación para aprender a gestionarlo.

Tras la puesta en marcha del canal, deberás publicar un enlace al Canal de Denuncias en tu página web corporativa, de manera que sea accesible a todo el mundo.