Tu canal de denuncias anónimas como exige la ley
Canal de denuncias obligatorio para empresas con +50 trabajadores
La Ley 2/2023 obliga a todas las empresas a partir de 50 empleados a implantar un canal de denuncias anónimas y de acceso público antes del 1 de diciembre de 2023. En Edorteam te ofrecemos un software Canal de Denuncias muy fácil de usar y en cumplimiento de las medidas de protección al denunciante que exige la ley.
La función de un Canal de Denuncias es proteger a las personas que trabajan en una organización o están relacionadas con ella laboralmente, por eso el requisito principal es garantizar el anonimato.
¿Está obligada mi empresa a tener Canal de Denuncias?
¿Qué es un Canal de Denuncias?
Es una herramienta anónima desde donde denunciar hechos delictivos y malas prácticas en el seno de una organización pública o privada. La función de un Canal de Denuncias es proteger a las personas que trabajan en una organización o están relacionadas con ella laboralmente.
Normalmente los trabajadores son testigos o víctimas de malas prácticas, pero también deben poder denunciar personas externas a la organización, como candidatos a puestos de trabajo, colaboradores autónomos o proveedores.
¿Qué requisitos debe cumplir un Canal de Denuncias?
Como es lógico, lo más importante es preservar el anonimato de la persona denunciante. Todo el proceso puede tratarse de manera interna y confidencial hasta su resolución, pero se debe contar con medidas que garanticen su integridad. Estos son los requisitos que debe cumplir todo canal de denuncias:
Garantizar la confidencialidad de la identidad del denunciante.
Posibilitar la opción de denunciar de forma anónima.
Dar acuse de recibo de las denuncias interpuestas, como máximo tras 7 días desde la recepción.
Responder a la denuncia en un plazo máximo de 3 meses desde la emisión del acuse de recibo.
Personas externas a la organización como proveedores, exempleados e incluso familiares deben poder interponer una denuncia, por lo que ya no sirven los canales internos.
¿Para qué empresas es obligatorio tener Canal de Denuncias?
Empresas privadas a partir de 50 empleados:
Partidos políticos, sindicatos, organizaciones empresariales y fundaciones creadas por unos y otros, siempre que reciban o gestionen fondos públicos.
Todos los sujetos obligados por la Ley 10/2010 sobre Prevención de Blanqueo de Capitales y Financiación del Terrorismo, sin importar su número de empleados.
Empresas privadas con un plan de Compliance, sin importar su número de empleados.
En el sector público, todas las administraciones públicas están obligadas, excepto aquellas que pertenezcan a municipios con menos de 1.000 habitantes.
En el caso de empresas con servicio contratado de Protección de Datos, el Canal de Denuncias se recomienda como medida de control.
La Ley 2/2023, publicada en febrero de 2023, es una trasposición de la Directiva del Parlamento Europeo, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión Europea, aprobada el 23 de octubre de 2019.
¿Cuánto tiempo hay de adaptarse a la nueva normativa del canal denuncias?
Todos los sujetos obligados deben implantar un canal de denuncias anónimas y acceso público antes del 13 de junio de 2023.
Para empresas privadas de 50 a 249 trabajadores, hay una excepción y disponen de un plazo ampliado para adaptarse: el 1 de diciembre de 2023.
Dados los efectos positivos que tendrá en la confianza y respeto por una conducta ética de tus trabajadores, cuanto antes implantes un canal de denuncias en tu empresa, antes notarás sus beneficios.
Empieza ya a fomentar la cultura ética de tu empresa, no esperes a que te obligue la ley.
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¿Cómo es el software Canal de Denuncias de Edorteam?
Usable y de fácil gestión
Comunicación bidireccional
Adjuntado de archivos
Notificaciones y alertas automáticas
Filtrado por centros y categorías
Gestión de los estados de la denuncia
Flexible y personalizado
Formulario personalizable
Soporte multi-idioma
Adaptado a tu identidad corporativa
Informes y reporting de las denuncias
Espacio en la nube ampliable
Cumple con la ley
Trazabilidad de todos los procesos
Opción 100% anónimo
Abierto al público
Comunicación cifrada
Seguimiento y acuses de recibo
El Canal de Denuncias de Edorteam es una aplicación cloud y sus datos están alojados en servidores propios ubicados en España. Por lo que pondrás en marcha un Canal de Denuncias online que cumple con todos los requisitos legales y de ciberseguridad.
Nuestra aplicación cloud es una herramienta eficaz y garantiza el anonimato del denunciante. Además, será accesible desde el exterior de la red empresarial y muy fácil tanto de usar como de gestionar, sin que apenas suponga tiempo de dedicación al responsable del canal.
Ventajas de implantar un software de Canal de Denuncias para tu empresa
Cualquier persona puede denunciar de forma anónima y recibir respuestas sin facilitar ningún dato de contacto.
Fomentarás la cultura ética en la empresa y evitarás sanciones administrativas.
Garantiza el cumplimiento de todas las medidas de protección al denunciante que exige la ley.
Detectarás actividades que ponen en peligro el buen funcionamiento y reputación de tu empresa.
Ahorrarás tiempo gracias al sistema de notificaciones automáticas y a la facilidad de gestión.
Tendrás a tu disposición a tu consultor Edorteam siempre que lo necesites.
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Preguntas frecuentes
¿A qué sanciones se enfrenta mi empresa por incumplir la Ley 2/2023?
La Ley 2/2023 prevé importantes sanciones por incumplir con la obligatoriedad de implantar un sistema de denuncias o por no adoptar medidas para garantizar la protección de los denunciantes:
- Las personas físicas: de 1.001 a 300.000 euros, en función de la infracción.
- Personas jurídicas: de 100.000 a 1 millón de euros, en función de la infracción.
- En sanciones muy graves, además de la multa, la organización recibirá una amonestación pública y la prohibición de obtener ayudas y/o contratar con el sector público.
Si mi organización tiene MENOS de 50 empleados, ¿me libro de implantar un canal de denuncias?
No. El número de empleados no es el único requisito para determinar la obligatoriedad de implantar un canal de denuncias. Las organizaciones con menos de 50 empleados pueden estar obligadas a si cumplen cualquiera de estos requisitos:
- Si son Partidos políticos, sindicatos, organizaciones empresariales y fundaciones creadas por unos y otros, siempre que reciban o gestionen fondos públicos.
- Si son sujetos obligados por la Ley 10/2010 sobre Prevención de Blanqueo de Capitales y Financiación del Terrorismo (LPBC), sin importar su número de empleados.
Hasta ahora su obligación era la de implantar un canal de denuncias interno, únicamente para sus trabajadores, pero con la Ley 2/2023 deberá ser accesible también para cualquier persona relacionada con la organización.
Algunos ejemplos de sujetos obligados son:- Empresas del sector financiero e inmobiliario.
- Empresas del sector del lujo: joyerías, arte y antigüedades, relojerías, náutica…
- Empresas del sector del juego y el azar.
- Asesores fiscales, contables, aseguradoras, auditores, despachos de abogados…
- Los que realicen operaciones de más de 15.000 €.
- Empresas privadas con un plan de Compliance, incluso si tienen menos de 50 empleados. Hasta ahora su obligación era la de implantar un canal de denuncias interno, únicamente para sus trabajadores, pero con la Ley 2/2023 deberá ser accesible también para cualquier persona relacionada con la organización.Hay que tener en cuenta que implantar un plan de Compliance no sirve de nada si no incorpora un canal de comunicación seguro y confidencial para alertar sobre actividades que violen el código de conducta de la organización.
- En el sector público, todas las administraciones públicas están obligadas sin importar su número de trabajadores, excepto aquellas que pertenezcan a municipios con menos de 1.000 habitantes.
¿Por qué una dirección de correo electrónico no constituye un sistema válido de Canal de Denuncias?
En primer lugar, es posible que algunos empleados o partes interesadas no se sientan cómodos utilizando su correo electrónico personal para realizar una denuncia, por lo que es posible que se sientan desalentados o reacios a utilizar este método. Si bien es cierto que pueden usar una dirección de correo electrónico con un alias, para que no puedan identificarles, constituye una barrera disuasoria.
En segundo lugar, enviar una denuncia a una dirección de correo electrónico común significa que la información de la denuncia será muy vulnerable a posibles amenazas de seguridad. Los correos electrónicos pueden ser interceptados, comprometidos o manipulados más fácilmente que los canales de denuncia exclusivamente diseñados para este propósito.
En tercer lugar, en la mayoría de empresas, el responsable de sistemas tiene acceso a los correos electrónicos corporativos, por lo que podría leer información confidencial si así lo quisiera y violar la confidencialidad del denunciante, aún sin ser un atacante externo
¿Por qué no es recomendable usar un formulario de contacto como Canal de Denuncias?
Los formularios de contacto constituyen una forma más segura de realizar denuncias que una simple dirección de correo electrónico, ya que los datos ingresados en el formulario se pueden almacenar adecuadamente en el panel de administración del sitio web, por ejemplo. También permiten la posibilidad de ser anónimos, si los campos con datos de contacto no son obligatorios. No obstante, presentan algunos inconvenientes.
Si la denuncia es anónima, el denunciante no podrá ser informado sobre el resultado de la denuncia, puesto que no habrá facilitado ningún dato de contacto. El órgano de control tampoco podrá comunicarse con esa persona y pedirle más detalles sobre lo sucedido, si fuera necesario.
En último lugar, optar por una aplicación de canal de denuncias diseñada específicamente para este fin resulta una inversión accesible para la empresa y proporciona significativas ventajas en cuanto a seguridad, confidencialidad y gestión sencilla. No es adecuado para la empresa arriesgarse a ser sancionada por eludir un sistema de denuncia específico, a fin de ahorrar costes.
¿Se puede implantar un buzón físico como Canal de Denuncias?
Sí, ya que cumple con todos los requisitos, incluso permite denunciar anónimamente. Pero éste debería estar en un lugar accesible al público para que cualquier persona relacionada con la empresa pueda denunciar: clientes, exempleados, proveedores, etc.
Así pues, en la mayoría de empresas será necesario implantar algún otro sistema de denuncias complementario al buzón físico para garantizar que cualquier persona pueda realizar denuncias de forma segura y confidencial.
¿Qué sucede cuando se interpone una denuncia? ¿Quién la gestiona?
La aplicación Canal de Denuncias es un canal de comunicación seguro y confidencial entre el denunciante y el administrador del canal. Por lo tanto, la gestión de la denuncia debe realizarla un profesional de la empresa o un tercero autorizado. La ley establece una serie de plazos y procedimientos a seguir para la gestión de una denuncia:
- La persona responsable debe dar acuse de recibo de las denuncias interpuestas, como máximo, tras 7 días desde la recepción.
- Si la denuncia tiene base, se iniciará una investigación interna y/o se abrirá un expediente a la persona denunciada, de acuerdo con los protocolos de la empresa. No es necesario mantener informado al denunciante durante el proceso, pero sí es necesario informarle sobre la decisión en un plazo máximo de 3 meses desde la emisión del acuse de recibo.
- Es fundamental preservar la confidencialidad de la persona denunciante, incluso si esta persona decide identificarse.
¿Cuánto tiempo tarda Edorteam en implantar el software Canal de Denuncias en mi empresa?
El Canal de Denuncias de Edorteam es una aplicación en la nube, su implantación puede realizarse en menos de 72 horas y es muy intuitiva para cualquier persona, por lo que no requiere de formación ni manuales de usuario. El responsable de gestionar el canal tan solo necesita 1 hora de formación para aprender a gestionarlo.
Tras la puesta en marcha del canal, deberás publicar un enlace al Canal de Denuncias en tu página web corporativa, de manera que sea accesible a todo el mundo.