Canal de Denúncies Obligatori per a empreses

Tenir un canal de denúncies obligatori a les empreses és una mesura recomanada i en alguns casos exigida per la legislació i regulacions de compliment normatiu. Proporciona un mitjà efectiu per a detectar i abordar situacions de frau, corrupció, assetjament laboral i altres comportaments inapropiats que puguin perjudicar a l’organització.

Alguns beneficis de comptar amb un canal de denúncies d’acord amb la normativa:

• Fomenta una cultura de transparència i ètica a l’organització.
• Permet identificar i corregir ràpidament irregularitats o incompliments normatius.
• Proporciona als treballadors un canal segur i confidencial per a denunciar conductes inapropiades.
• Ajuda a prevenir crisis reputacionals i conseqüències legals a l’empresa.

La implementació d’un canal de denúncies a una empresa requereix:
• Establir una política clara i comunicar-la a tots els treballadors.
• Proporcionar un sistema segur i confidencial per rebre les denúncies.
• Designar una persona o un equip responsable de gestionar les denúncies.
• Investigar adequadament cada denúncia i prendre les accions corresponents.

La Directiva Europea estableix estàndards mínims per a la protecció dels denunciants i promou la implementació de canals de denúncia efectius als Estats membres de la Unió Europea. Aquestes directrius busquen enfortir la protecció dels denunciants i garantir que els seus informes siguin tractats de forma adequada.

La Llei 2/2023 preveu importants sancions per incomplir l’obligatorietat d’implantar un sistema de denúncies o per no adoptar mesures per garantir la protecció dels denunciants:

• Les persones físiques: de 1.001 a 300.000 euros, en funció de la infracció.
• Persones jurídiques: de 100.000 a 1 milió deuros, en funció de la infracció.
• En sancions molt greus, a més de la multa, l’organització rebrà una amonestació pública i la prohibició d’obtenir ajuts i contractar amb el sector públic.

No. El nombre de treballadors no és l’únic requisit per a determinar l’obligatorietat d’implantar un canal de denúncies. Les organitzacions amb menys de 50 treballadors poden estar obligades a complir qualsevol d’aquests requisits:

• Si són Partits polítics, sindicats, organitzacions empresarials i fundacions creades pels uns i els altres, sempre que rebin o gestionin fons públics.

• Si són subjectes obligats per la Llei 10/2010 sobre Prevenció de Blanqueig de Capitals i Finançament del Terrorisme (LPBC) , sense importar-ne el nombre d’empleats.
  Fins ara la seva obligació era implantar un canal de denúncies intern, únicament per als seus treballadors, però amb la Llei 2/2023 haurà de ser accessible també per a qualsevol persona relacionada amb l’organització.
  Alguns exemples de subjectes obligats són:

   

  • Empreses del sector financer i immobiliari.
  • Empreses del sector del luxe: joieries, art i antiguitats, rellotgeries, nàutica…
  • Empreses del sector del joc i atzar.
  • Assessors fiscals, comptables, asseguradores, auditors, despatxos d’advocats …
  • Els que realitzin operacions de més de 15.000 €.

• Empreses privades amb un pla de Compliance, fins i tot si tenen menys de 50 treballadors. Fins ara la seva obligació era la d’implantar un canal de denúncies intern, únicament per als seus treballadors, però amb la Llei 2/2023 haurà de ser accessible també per a qualsevol persona relacionada amb l’organització.Cal tenir en compte que implantar un pla de Compliance no serveix de res si no incorpora un canal de comunicació segur i confidencial per alertar sobre activitats que violin el codi de conducta de l’organització.

• Al sector públic, totes les administracions públiques estan obligades sense importar el seu nombre de treballadors, excepte aquelles que pertanyin a municipis amb menys de 1.000 habitants.

En primer lloc, és possible que alguns treballadors o parts interessades no se sentin còmodes utilitzant el seu correu electrònic personal per fer una denúncia, per la qual cosa és possible que se sentin descoratjats o reticents a utilitzar aquest mètode. Si bé és cert que poden fer servir una adreça de correu electrònic amb un àlies, perquè no puguin identificar-los, constitueix una barrera dissuasòria.

En segon lloc, enviar una denúncia a una adreça de correu electrònic comuna significa que la informació de la denúncia serà molt vulnerable a possibles amenaces de seguretat. Els correus electrònics poden ser interceptats, compromesos o manipulats més fàcilment que els canals de denúncia exclusivament dissenyats per a aquest propòsit.

En tercer lloc, a la majoria d’empreses, el responsable de sistemes té accés als correus electrònics corporatius, per la qual cosa podria llegir informació confidencial si així ho volgués i violar la confidencialitat del denunciant, encara que no sigui un atacant extern

Els formularis de contacte constitueixen una manera més segura de fer denúncies que una simple adreça de correu electrònic, ja que les dades introduides al formulari es poden emmagatzemar adequadament al panell d’administració del lloc web, per exemple. També permeten la possibilitat de ser anònims, si els camps amb les dades de contacte no son obligatoris. Malgrat això, presenten alguns inconvenients.

Si la denúncia és anònima, el denunciant no podrà ésser informat sobre el resultat de la denúncia, ja que no haurà facilitat cap dada de contacte. L’òrgan de control tampoc no podrà comunicar-se amb aquesta persona i demanar-li més detalls sobre els fets, si fos necessari.

En darrer lloc, optar per una aplicació de canal de denúncies dissenyada específicament per a aquesta finalitat resulta una inversió accessible per a l’empresa i proporciona avantatges significatius quant a seguretat, confidencialitat i gestió senzilla. No és adequat per a l’empresa arriscar-se a ser sancionada per fer servir un sistema de denúncia que presenta mancances, amb l’únic objectiu d’estalviar costos.

Sí, ja que compleix amb tots els requisits, fins i tot permet denunciar anònimament. Però aquest hauria d’estar en un indret accessible al públic perquè qualsevol persona relacionada amb l’empresa pugui denunciar: clients, extreballadors, proveïdors, etc.

Així doncs, a la majoria d’empreses caldrà implantar algun altre sistema de denúncies complementari a la bústia física per garantir que qualsevol persona pugui fer denúncies de forma segura i confidencial.

L’aplicació Canal de Denúncies és un canal de comunicació segur i confidencial entre el denunciant i l’administrador del canal. Per tant, la gestió de la denúncia ha de realitzar-la un professional de l’empresa o un tercer autoritzat. La llei estableix una sèrie de plaços i procediments a seguir per a la gestió d’una denúncia:

• La persona responsable ha de notificar la recepció de les denúncies interposades, com a màxim, 7 dies després des de la recepció.
• Si la denúncia te base, s’iniciarà una investigació interna i/o s’obrirà un expedient a la persona denunciada, d’acord amb els protocols de l’empresa. No és necessari mantenir informat al denunciant durant el procés, però sí és necessari informar-li sobre la decisió en un termini màxim de 3 mesos des de l’emissió de la notificació de recepcio.
• És fonamental preservar la confidencialitat de la persona denunciant, fins i tot si aquesta persona decideix identificar-se.

El Canal de Denúncies d’Edorteam és una aplicació al núvol, la seva implantació pot realitzar-se en menys de 72 hores i es molt intuïtiva per a qualsevol persona, per la qual cosa no requereix de formació ni manuals d’usuari. El responsable de gestionar el canal tan sols necessita 1 hora de formació per aprendre a gestionar-lo.

Després de posar en marxa el canal, hauràs de publicar un enllaç al Canal de Denúncies a la teva pàgina web corporativa, de manera que sigui accessible a tothom.