Gestió documental al desenvolupament empresarial

Gestió documental com a element vehicular en el desenvolupament empresarial

Les empreses poden arribar a generar una gran quantitat d’informació en el seu desenvolupament diari. No té per què ser documentació generada per ells mateixos, sinó pel simple fet d’estar oberts. De base, les empreses disposen de la documentació generada pels seus serveis externs que permeten a aquesta romandre oberta. Exemples d’això són factures de llum, aigua, proveïdors diversos, etc …

Els avantatges més destacades quan vam decidir implantar una gestió documental es poden veure a continuació:

• Optimització de processos. Disposar de tota la documentació en una mateixa ubicació, farà que ens sigui més fàcil obtenir aquesta per poder realitzar el procés associat a aquesta.
• Abaratiment en costos de producció, distribució i conservació. Es veuen reduïts els costos associats a l’ús de la informació. Disposar de totes les factures rebudes i emeses per a la realització de la comptabilitat corresponent, es pot veure afectada positivament pel fet de poder disposar d’aquesta. Per tant, evitarem la possibilitat d’obviar algun registre per no disposar d’ell en un moment determinat.
• Millora en la qualitat a el servei a client. Disposarem de la documentació d’un client determinat a l’instant. D’aquesta manera reduirem el temps de resposta requerit per a la seva atenció. A l’reduir el temps de resposta per a l’atenció de client, podrem atendre en un menor temps una major quantitat de clients.
• Mobilitat de dades. Disposar d’una quantitat considerable de documents pot repercutir en el temps necessari per a la simple acció de recopilació d’aquests per al seu tractament. Per això, si disposem la documentació en una gestió documental, el traslladar un document per al seu ús, és immediat. Addicionalment, si pel motiu que sigui, és necessari l’accés a la documentació des d’una ubicació remota, tindrem disponibles els documents requerits.
• Reducció de riscos. Disposar de documentació en format físic comporta de per si certs problemes o riscos.
  • Poden extraviar-se, amb el problema associat a la pèrdua documental
  • Poden fer-se mal. Si un document es troba en el lloc equivocat, podem patir la seva pèrdua total o parcial.
  • Cost d’accés. En aquest format, es requereix desplaçar fins al lloc d’emmagatzematge per poder accedir-hi. Addicionalment, si és requerit per múltiples usuaris, es produeix un retard en el temps d’accés a el document.
• Increment de l’eficiència. En conseqüència, de disposar en una gestió documental dels documents, múltiples usuaris poden accedir-hi de forma ràpida i simultània.
• Millores en la productivitat. La suma de tots aquests avantatges fa que l’índex de productivitat dels empleats augmenti a poder realitzar les seves tasques de forma més ràpida i amb reducció de riscos associats a la manca de documentació.

Entitats de referència recomanen l’ús de gestió documental

A més de les avantatges esmentades anteriorment, cal destacar que empreses com RICOH s’han realitzat estudis com “ Organisational Blind Spot: The Role of Document-Driven Business Processes in Driving Top-Line Growth “[PDF] en el qual extreuen aquestes mateixes conclusions. Llocs com Pimes i Autònoms també aporten bons arguments per considerar una gestió documental dins de l’empresa.

La gestió és tan versàtil que encara que siguem autònoms, extraurem rendiment d’una Gestió documental.

Dor Team Soft ha creat un programari de gestió documental en el núvol

la nostra empresa s’ha preocupat per la realització d’un programa de gestió documental en línia per a la seva empresa o organització. Atès que es troba disponible des de qualsevol ubicació de la que disposi d’una connexió a Internet, el seu accés pot realitzar-se de forma gairebé instantània.

Des del moment en què decideixi incorporar GDocumental en la seva organització ja obtindrà una notable millora en el maneig de documentació pels arguments exposats anteriorment.

Podeu obtenir més informació a la fitxa de producte de gestió documental o GDocumental i des de la nostra pàgina de contacte .