Gestor documental al núvol

Un sistema de gestió documental (també conegut com a DMS) és un conjunt d’eines i processos utilitzats per administrar, organitzar, emmagatzemar i controlar documents en una empresa. Permet la creació, captura, indexació, emmagatzematge, recuperació i distribució de documents de manera eficient. L’objectiu principal d’un Edorteam DOCS és facilitar la gestió de documents, millorar la productivitat, garantir l’accés ràpid a la informació i assegurar la integritat i la seguretat dels documents en tota la seva vida útil.

Un sistema de gestió documental és important a les empreses perquè ajuda a organitzar i controlar la quantitat creixent de documents i arxius que es generen. En implementar un DMS, les empreses poden millorar l’eficiència operativa, reduir el risc de pèrdua d’informació, agilitzar els fluxos de treball, facilitar la col·laboració, complir els requisits legals i de compliment i millorar la presa de decisions basada en informació precisa i actualitzada.

En utilitzar programari de gestió documental, les empreses poden beneficiar-se de:
• Emmagatzematge centralitzat i accés ràpid a documents.
• Organització i classificació eficient de documents.
• Cerca i recuperació ràpida dinformació.
• Control de versions i seguiment de canvis.
• Col·laboració en temps real en documents.
• Automatització de fluxos de treball.
• Millora en la seguretat i la protecció de dades.
• Compliment de regulacions i requisits legals.
• Reducció de costos associats a la gestió de documents en paper.
¿ Com trobar el programari adequat de gestió documental per a la meva empresa?
• Per trobar el programari adequat de gestió documental per a la teva empresa, és recomanable seguir aquests passos:
• Avaluar les necessitats i els objectius de l’empresa quant a gestió documental.
• Investigar i comparar diferents opcions de programari disponibles al mercat.
• Considerar factors com a funcionalitats, escalabilitat, facilitat d’ús, integracions, seguretat i suport tècnic.
• Llegir ressenyes i testimonis dels altres usuaris.
• Realitzar proves o demostracions del programari abans de prendre una decisió final.
• Consultar amb experts en gestió documental o sol·licitar assessorament especialitzat si cal.

Un sistema de gestió documental pot ser especialment beneficiós per a les petites empreses en proporcionar eines eficients per organitzar, emmagatzemar i gestionar els seus documents de manera digital. Això permet reduir l’ús de paper, estalviar temps en la recerca d’informació, millorar la col·laboració entre empleats, simplificar els fluxos de treball i assegurar que els documents estiguin accessibles i segurs. A més, un DMS pot ajudar les petites empreses a complir requisits legals i de compliment, augmentar l’eficiència operativa i millorar la presa de decisions.

La gestió de documents digitals és el conjunt de pràctiques i processos utilitzats per crear, organitzar, emmagatzemar i controlar documents en format digital. Inclou la captura, indexació, classificació, cerca, recuperació i distribució de documents electrònics dins una organització. La gestió de documents digitals permet una gestió més eficient, segura i col·laborativa dels documents, eliminant la dependència de documents en paper i promovent la transformació digital de les empreses.

La gestió documental al núvol fa referència a la utilització de serveis al núvol per emmagatzemar, gestionar i accedir als documents d “una empresa a través d” internet. Els documents s “emmagatzemen en servidors remots i s” hi accedeix mitjançant aplicacions web o clients específics. D “altra banda, la gestió documental local implica que els documents s” emmagatzemen i es gestionen en servidors locals o sistemes d “emmagatzematge interns de l” empresa, sense connexió directa al núvol. L “elecció entre gestió documental al núvol o local depèn de factors com ara la seguretat, l” accessibilitat, l “escalabilitat i les necessitats específiques de l” empresa.

• Una plataforma de gestió documental ha de comptar amb característiques com:
• Emmagatzematge segur i escalable per a documents.
• Indexació i etiquetatge per a una fàcil cerca i recuperació de documents.
• Control de versions i seguiment de canvis.
• Fluxos de treball i automatització de processos.
• Col·laboració en temps real en documents.
• Integracions amb altres aplicacions i sistemes empresarials.
• Seguretat i permisos per controlar l’accés i l’edició de documents.
• Auditoria i registres dactivitat.
• Interfície intuïtiva i fàcil d’usar

No hi ha un únic programari que es pugui considerar com el millor per a la gestió documental, ja que les necessitats i preferències poden variar segons cada empresa. No obstant això, hi ha opcions populars al mercat com Microsoft SharePoint, Google Workspace (anteriorment G Suite), Dropbox Business, Box, i Adobe Document Cloud. És important avaluar les característiques, les funcionalitats i els requeriments específics de l’empresa abans de prendre una decisió.

El programari de gestió documental s’utilitza a les empreses de diverses maneres:
• Captura i emmagatzematge de documents digitals.
• Indexació i classificació de documents per a una fàcil cerca i recuperació.
• Establiment de fluxos de treball automatitzats per a la revisió i l’aprovació de documents.
• Col·laboració en temps real en documents compartits.
• Control de versions i seguiment de canvis als documents.
• Gestió de permisos i accessos per assegurar la seguretat dels documents.
• Compliment de regulacions i requisits legals a la gestió documental.
• Generació d’informes i anàlisis sobre els documents i els fluxos de treball.
Quins beneficis aporta la gestió documental a les empreses?
• La gestió documental aporta diversos beneficis a les empreses, com ara:
• Accés ràpid i fàcil a la informació i documents rellevants.
• Reducció de lespai físic necessari per emmagatzemar documents en paper.
• Major eficiència en els fluxos de treball i processos empresarials.
• Col·laboració i treball en equip millorats.
• Millora en la seguretat i la protecció dels documents.
• Compliment de regulacions i requisits legals.
• Reducció de costos associats a la gestió de documents en paper.
• Presa de decisions més informada basada en dades precises i actualitzades.