Prevención blanqueo capitales para pymes sin tecnicismos

30uchos pequeños empresarios se enteran de que tienen obligaciones de prevención de blanqueo de capitales cuando ya es tarde: una inspección del SEPBLAC, una multa o un problema con el banco que les bloquea cuentas. Y la reacción suele ser la misma: «¿Pero esto no era solo para bancos y casinos?»

No. La Ley 10/2010 afecta a muchísimas pymes que ni siquiera lo sospechan. Asesorías fiscales, inmobiliarias, joyerías, concesionarios de coches, notarías, abogados que gestionan dinero de clientes… La lista es más larga de lo que parece.

Esta guía va dirigida a ti si tienes una pequeña o mediana empresa y quieres saber si estás obligado, qué tienes que hacer exactamente y cómo cumplir sin volverte loco con la burocracia. Sin rodeos y con ejemplos que puedas aplicar mañana mismo.

Pymes obligadas por prevención de blanqueo: ¿estás en la lista?

Vamos al grano. La normativa obliga a dos tipos de empresas: las que trabajan en sectores de riesgo (da igual su tamaño) y las que superan ciertos umbrales de facturación o movimiento de efectivo.

Asesorías, inmobiliarias y comercios

Estos sectores están obligados sí o sí, aunque factures poco:

Servicios profesionales que gestionan dinero ajeno: asesorías fiscales y contables, gestorías administrativas, abogados (cuando intervienen en operaciones financieras, compraventas o gestionan cuentas de clientes), auditores de cuentas.

Sector inmobiliario: agencias inmobiliarias (compraventa y alquiler), promotoras, cualquiera que intermedie en operaciones inmobiliarias.

Comercio de bienes de alto valor: joyerías y relojerías de lujo, galerías de arte y anticuarios, concesionarios de vehículos, compraventa de oro y metales preciosos.

Otros: casas de cambio de moneda, empresas de envío de dinero, casinos y casas de apuestas, notarías y registradores.

Si tu negocio encaja en alguna de estas categorías, tienes obligaciones de prevención de blanqueo. Da igual que seas autónomo con un empleado o que factures 50.000 euros al año.

Umbrales de actividad económica

Aunque no estés en los sectores anteriores, entras en la normativa si:

• Aceptas pagos en efectivo de 10.000 euros o más (o su equivalente en moneda extranjera) en una sola operación o en varias relacionadas.
• Realizas operaciones que, por su naturaleza, puedan estar vinculadas al blanqueo: transferencias internacionales frecuentes, cambios de divisas, movimientos inusuales de efectivo.

Un ejemplo: tienes una tienda de muebles y un cliente quiere pagar 12.000 euros en metálico por un sofá y una mesa. Esa operación te convierte en sujeto obligado para esa transacción concreta, aunque normalmente no lo seas.

Por cierto, desde 2021 está prohibido pagar más de 1.000 euros en efectivo en operaciones entre empresas y profesionales. Si un cliente quiere saltarse esto, ya tienes una señal de alerta.

Sectores obligados por la normativa de prevencion de blanqueo

Medidas de diligencia debida explicadas con ejemplos reales

«Diligencia debida» suena a jerga legal, pero significa algo muy sencillo: conocer a tu cliente antes de trabajar con él. Saber quién es, de dónde viene su dinero y si tiene sentido lo que te pide.

Verificación de identidad del cliente

Lo básico: antes de cerrar una operación con un cliente nuevo, tienes que identificarlo formalmente.

Para personas físicas: DNI o NIE en vigor (haz una copia), dirección y teléfono de contacto. Si es un cliente habitual, actualiza sus datos cada cierto tiempo.

Para empresas: CIF y escrituras de constitución, identificación del representante legal (el que firma), identificación del titular real: ¿quién está detrás de la empresa? Si hay una sociedad que pertenece a otra sociedad que pertenece a un holding en Luxemburgo… tienes que llegar hasta las personas físicas que controlan más del 25%.

Ejemplo real: Una inmobiliaria recibe un encargo de venta de una empresa llamada «Inversiones Costa Dorada SL». El representante legal es Juan Pérez, pero la empresa pertenece al 100% a otra sociedad en Panamá. La inmobiliaria debe preguntar: ¿quién es el dueño real de esa sociedad panameña? Si no se lo dicen o las respuestas no cuadran, no puede aceptar el encargo.

Origen y destino de los fondos

No basta con saber quién es el cliente. También tienes que entender de dónde sale el dinero y para qué lo va a usar.

Esto no significa hacer un interrogatorio policial, pero sí preguntas razonables según el tipo de operación:

Preguntas normales que puedes hacer: ¿Este dinero viene de ahorros, de la venta de otro inmueble, de una herencia? ¿El pago saldrá de una cuenta bancaria española o del extranjero? ¿Para qué quiere el inmueble/vehículo/servicio? ¿Uso propio, inversión, regalo?

Ejemplo real: Una gestoría tramita la constitución de una sociedad para un cliente nuevo. El cliente quiere poner 500.000 euros de capital social. La gestoría pregunta de dónde sale ese dinero. El cliente dice que son «ahorros». Pero tiene 28 años, trabaja como dependiente y no tiene historial de inversiones ni herencias recientes. Algo no cuadra.

La clave está en que la respuesta tenga sentido. Un empresario de 55 años que vende su negocio y quiere comprar un piso de 400.000 euros es coherente. Un estudiante de 22 años que quiere pagar en efectivo una joyería de 30.000 euros… menos.

Cómo detectar operaciones sospechosas sin ser experto

No necesitas ser policía ni tener formación en criminalística. La mayoría de operaciones sospechosas se detectan por sentido común: algo que no encaja, un cliente que se pone nervioso con preguntas normales, prisas injustificadas.

Perfiles de transacción inusuales

Estas son señales que deberían activar tu radar:

Comportamiento del cliente: tiene mucha prisa por cerrar la operación y no le importa pagar de más; se niega a dar documentación básica o pone excusas; cambia de versión sobre el origen del dinero; quiere dividir una operación grande en varias pequeñas (para evitar controles); pide que la factura vaya a nombre de otra persona o empresa; aparece con grandes cantidades de efectivo sin justificación.

Operaciones raras: compras muy por encima del precio de mercado (¿por qué alguien pagaría 50.000 euros por un coche que vale 30.000?); ventas muy por debajo del precio de mercado; operaciones que no tienen sentido económico (comprar y vender el mismo bien en poco tiempo, con pérdidas); transferencias desde países de alto riesgo.

Indicadores de alerta por sector

Cada sector tiene sus propias banderas rojas:

Inmobiliarias: cliente que compra varios inmuebles en poco tiempo, siempre pagando al contado; operaciones a través de sociedades recién constituidas sin actividad real; compradores que nunca visitan el inmueble y aceptan cualquier precio; petición de escriturar por debajo del precio real.

Asesorías y gestorías: constitución de múltiples sociedades para el mismo cliente en poco tiempo; sociedades que no tienen actividad real pero mueven dinero; clientes que quieren nombrar administradores que no conocen el negocio; peticiones de estructuras societarias complejas sin justificación fiscal clara.

Joyerías y comercio de lujo: compras frecuentes justo por debajo del umbral de declaración; clientes que pagan siempre en efectivo y no quieren factura; reventa inmediata de piezas recién compradas; interés solo en artículos de fácil transporte y alta liquidez.

Concesionarios: compra de vehículos de alta gama por personas jóvenes sin ingresos aparentes; pago mediante transferencias desde terceros países; matriculación a nombre de empresas sin actividad relacionada con el transporte; clientes que quieren exportar el vehículo inmediatamente después de comprarlo.

Manual de prevención de blanqueo: contenido mínimo obligatorio

Si estás obligado por la normativa, necesitas tener un manual interno de prevención de blanqueo. No es opcional, es exigible en cualquier inspección.

La buena noticia: para una pyme, el manual no tiene por qué ser un documento de 200 páginas. Puede ser algo práctico y manejable, siempre que cubra los puntos esenciales.

Políticas y procedimientos

El manual debe explicar cómo aplicas las medidas de diligencia debida en tu negocio concreto:

• Procedimiento de alta de clientes: qué documentos pides, cómo los verificas, dónde los archivas.
• Clasificación de riesgo: cómo decides si un cliente es de riesgo bajo, medio o alto (y qué haces en cada caso).
• Detección de operaciones sospechosas: qué señales de alerta vigilas, quién decide si se comunica al SEPBLAC.
• Conservación de documentos: dónde guardas todo y durante cuánto tiempo (mínimo 10 años).

No hace falta reinventar la rueda. Hay modelos y plantillas que puedes adaptar a tu sector. Lo que sí tienes que hacer es personalizarlo: no vale copiar y pegar un manual genérico que no refleje cómo trabajas realmente.

Responsable de cumplimiento

Toda empresa obligada necesita designar a un responsable de cumplimiento (también llamado «representante ante el SEPBLAC»). Esta persona es la encargada de supervisar que se aplican las medidas del manual, decidir si una operación sospechosa se comunica al SEPBLAC, atender requerimientos de información de las autoridades y coordinar la formación del personal.

En una pyme pequeña, suele ser el propio gerente o administrador. En empresas más grandes, puede ser alguien del departamento legal o financiero. Lo que no puede ser es un cargo vacío: tiene que haber alguien real que asuma esa responsabilidad.

El nombramiento hay que comunicarlo al SEPBLAC a través de su sede electrónica.

Formación del personal

Todo el personal que trate con clientes o gestione operaciones debe recibir formación sobre prevención de blanqueo. Y tiene que estar documentada.

La formación debe cubrir: qué es el blanqueo de capitales y por qué es importante prevenirlo; qué obligaciones tiene la empresa y qué papel juega cada empleado; cómo identificar operaciones sospechosas en el día a día; qué hacer si detectan algo raro (a quién avisar, cómo documentarlo).

No hace falta un máster. Una sesión de 2-3 horas al año, con casos prácticos del sector, es suficiente para la mayoría de pymes. Lo que sí es obligatorio es dejar constancia por escrito: fecha de la formación, asistentes, contenido impartido.

Registro de operaciones

Debes llevar un registro de todas las operaciones sujetas a control. Como mínimo: identificación del cliente, tipo de operación, importe, fecha, medios de pago utilizados y documentación recabada.

Este registro se conserva 10 años desde que termina la relación con el cliente. Si hay una inspección, te lo van a pedir.

Qué pasa si no cumples

Las sanciones por incumplimiento de la normativa de prevención de blanqueo son serias:

• Infracciones leves: hasta 60.000 euros
• Infracciones graves: hasta 150.000 euros
• Infracciones muy graves: hasta 1.500.000 euros (o el 1% del patrimonio neto si es mayor)

Además de las multas, puede haber sanciones accesorias: amonestación pública, suspensión temporal de la actividad, prohibición de contratar con la administración…

Y más allá de las sanciones formales, está el daño reputacional. Si tu empresa aparece vinculada a un caso de blanqueo, aunque sea por negligencia, el daño a tu imagen puede ser irreparable.

Cómo empezar si partes de cero

Si después de leer esto te has dado cuenta de que tu empresa tiene obligaciones que no estás cumpliendo, no te agobies. Mejor empezar tarde que no empezar. Aquí tienes un plan de acción:

Semana 1-2: Confirma si estás obligado (revisa la lista de sectores y umbrales). Designa un responsable de cumplimiento y comunícalo al SEPBLAC. Descarga el formulario de alta en el Registro de Sujetos Obligados.

Semana 3-4: Redacta o adapta un manual de prevención para tu empresa. Establece un procedimiento de alta de clientes con su checklist de documentación. Revisa los clientes actuales: ¿tienes la documentación que deberías tener?

Mes 2: Organiza una sesión de formación para el equipo. Implanta el registro de operaciones (puede ser una hoja de cálculo al principio). Haz una revisión de operaciones pasadas: ¿hay alguna que debería haberse comunicado?

En adelante: Formación anual del personal. Revisión periódica del manual (al menos cada dos años o cuando cambie la normativa). Seguimiento de las operaciones y archivo de documentación.

Si prefieres delegar esto en profesionales, hay consultoras especializadas que te preparan el manual, te forman y te acompañan en las inspecciones. El coste es razonable para lo que te juegas.

La prevención de blanqueo de capitales puede parecer una carga burocrática más, pero tiene una lógica de fondo: dificultar que el dinero del crimen acabe en la economía legal. Las pymes, aunque no lo parezca, son un eslabón clave en esa cadena. Cumplir no solo te evita sanciones, también protege tu negocio de acabar involucrado, sin quererlo, en algo muy serio.

Si tienes dudas sobre si tu empresa está obligada o necesitas ayuda para implantar las medidas, nuestra consultoría de prevención de blanqueo está pensada para pymes que quieren cumplir sin complicarse la vida.