Gestión documental en el desarrollo empresarial

Gestión documental como elemento vehicular en el desarrollo empresarial

Las empresas pueden llegar a generar una gran cantidad de información en su desarrollo diario. No tiene por qué ser documentación generada por ellos mismos, sino por el simple hecho de estar abiertos. De base, las empresas disponen de la documentación generada por sus servicios externos que permiten a esta permanecer abierta. Ejemplos de ello son  facturas de luz, agua, proveedores varios, etc…

Las ventajas más destacadas cuando decidimos implantar una gestión documental pueden verse a continuación:

• Optimización de procesos. Disponer de toda la documentación en una misma ubicación, hará que nos sea más fácil obtener esta para poder realizar el proceso asociado a esta.
• Abaratamiento en costes de producción, distribución y conservación. Se ven reducidos los costes asociados a el manejo de la información. Disponer de todas las facturas recibidas y emitidas para la realización de la contabilidad correspondiente, puede verse afectada positivamente por el hecho de poder disponer de esta. Por lo tanto, evitaremos la posibilidad de obviar algún registro por no disponer de él en un momento determinado.
• Mejora en la calidad al servicio al cliente. Dispondremos de la documentación de un cliente determinado al instante. De esta forma reduciremos el tiempo de respuesta requerido para su atención. Al reducir el tiempo de respuesta para la atención del cliente, podremos atender en un menor tiempo una mayor cantidad de clientes.
• Movilidad de datos. Disponer de una cantidad considerable de documentos puede repercutir en el tiempo necesario para la simple acción de recopilación de estos para su tratamiento. Por ello, si disponemos la documentación en una gestion documental empresarial, el trasladar un documento para su uso, es inmediato. Adicionalmente, si por el motivo que sea, es necesario el acceso a la documentación des de una ubicación remota, tendremos disponibles los documentos requeridos.
• Reducción de riesgos. Disponer de documentación en formato físico entraña de por sí ciertos problemas o riesgos.
  • Pueden extraviarse, con el problema asociado a la perdida documental
  • Pueden dañarse. Si un documento se encuentra en el lugar equivocado, podemos sufrir su pérdida total o parcial.
  • Coste de acceso. En este formato, se requiere desplazarse hasta el lugar de almacenamiento para poder acceder a este. Adicionalmente, si es requerido por múltiples usuarios, se produce un retraso en el tiempo de acceso al documento.
• Incremento de la eficiencia. En consecuencia, de disponer en una gestión documental de los documentos, múltiples usuarios pueden acceder a ellos de forma rápida y simultánea.
• Mejoras en la productividad. La suma de todas estas ventajas hace que el índice de productividad de los empleados aumente al poder realizar sus tareas de forma más rápida y con reducción de riesgos asociados a la falta de documentación.

Entidades de referencia recomiendan el uso de gestión documental

Adicionalmente a las ventajas mencionadas anteriormente, cabe destacar que empresas como RICOH han realizado estudios como “Organisational Blind Spot: The Role of Document-Driven Business Processes in Driving Top-Line Growth” [PDF] en el que extraen estas mismas conclusiones. Sitios como Pymes y Autónomos también aportan buenos argumentos para considerar una gestión documental dentro de la empresa.

La gestión es tan versátil que aunque seamos autónomos, extraeremos rendimiento de una Gestión documental.

Edor Team Soft ha creado un software de gestión documental en la nube

nuestra empresa se ha preocupado por la realización de un programa de gestión documental online para su empresa u organización. Dado que se encuentra disponible des de cualquier ubicación de la que disponga de una conexión a Internet, su acceso puede realizarse de forma casi instantánea.

Des del momento en que decida incorporar GDocumental en su organización ya obtendrá una notable mejora en el manejo de documentación por los argumentos expuestos anteriormente.

Puede obtener más información en la ficha de producto de gestión documental o GDocumental y des de nuestra página de contacto.