ET Documental, homologado por la AEAT para la digitalización certificada de facturas

Seguimos mejorando nuestras soluciones: esta semana hemos obtenido la homologación del proceso de digitalización certificada por parte de la Agencia Tributaria (AEAT). Esto que significa que ya puedes usar ET Documental para almacenar tus facturas con digitalización certificada. Olvídate de almacenar facturas en papel y de los problemas de archivo que conlleva.

Esta nueva función de ET Documental, ET Certiscan, permite:

1. Escanear facturas y tiques mediante cualquier escáner estándar (y en la próxima actualización, a partir de una fotografía de tu teléfono móvil).
2. Generar automáticamente un documento digital certificado, en formato PDF, que se almacenará en la nube de ET Documental.
3. Este documento y todo su contenido quedará firmado electrónicamente bajo el sello ET Certiscan, lo que significa que no puede ser manipulado o alterado de forma alguna y, por lo tanto, tiene la misma validez que su original en papel.
4. La factura digitalizada es válida ante la Agencia Tributaria, por lo que podrás destruir su versión en papel.

Que es digitalización certificada

La digitalización certificada, también conocida como digitalización de la AEAT, es un proceso que permite a las empresas convertir sus facturas en papel en formato digital con plena validez legal.

Este proceso está homologado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) en España y es una solución eficaz para el almacenamiento y gestión de facturas. Con la digitalización de facturas, las empresas pueden ahorrar tiempo y recursos, evitando el almacenamiento físico y facilitando el acceso y la recuperación de la información.

Para ejecutar este proceso de forma eficiente, se necesita un software para digitalizar facturas. Este software debe ser capaz de capturar la información de las facturas, convertirla en un formato digital y almacenarla de forma segura.

La digitalización de facturas debe hacerse de manera coherente y con sentido, garantizando que toda la información relevante sea capturada y almacenada de manera precisa. Este proceso no sólo mejora la eficiencia operativa, sino que también garantiza el cumplimiento de las normativas fiscales y financieras.

¿Para qué sirve la digitalización certificada?

La digitalización certificada se refiere al proceso de convertir documentos en papel a formato digital de manera que el documento digital resultante tenga validez legal equivalente al original físico.

Este proceso implica el uso de tecnologías y procedimientos específicos que aseguran la integridad, autenticidad y fiabilidad del documento digitalizado. La digitalización certificada sirve para varios propósitos:

1. Validez Legal: Los documentos digitalizados certificados tienen la misma validez legal que sus equivalentes en papel, lo que permite a las empresas y a los individuos prescindir del archivo físico manteniendo la validez legal del documento.

2. Eficiencia y Ahorro de Espacio: Al convertir documentos en papel a formato digital, se ahorra espacio de almacenamiento físico y se facilita la gestión y organización de los documentos.

3. Accesibilidad y Compartición: Los documentos digitalizados pueden ser fácilmente accesibles desde diferentes ubicaciones, facilitando el trabajo colaborativo y el acceso remoto.

4. Conservación a Largo Plazo: La digitalización certificada ayuda a preservar documentos que podrían deteriorarse con el tiempo. Los formatos digitales pueden ser más duraderos si se gestionan adecuadamente.

5. Seguridad y Control: Los documentos digitalizados pueden ser protegidos con medidas de seguridad informática, como cifrado y control de acceso, reduciendo el riesgo de pérdida, robo o daño que pueden sufrir los documentos en papel.

6. Cumplimiento Normativo: En muchos sectores, la digitalización certificada ayuda a las empresas a cumplir con las normativas legales y de gestión documental, especialmente en áreas donde se requiere una trazabilidad y autenticación estricta de los documentos.

7. Agilidad en Procesos: Permite una mayor rapidez en la búsqueda y recuperación de información, así como en la realización de trámites que requieren dichos documentos.

Software de digitalización certificada homologado por la Agencia Tributaria

Tan solo las facturas digitalizadas mediante un software homologado por la AEAT permiten prescindir de sus versiones en papel. Por este motivo, en Edorteam apostamos por homologar nuestro software para ofrecer este nuevo servicio a nuestros clientes.

Tras superar el proceso de homologación, la Agencia Tributaria resuelve, en fecha 28 de septiembre de 2022, que la nueva aplicación de Edorteam cumple todos los requisitos exigidos en la Resolución de 24 de octubre de 2007, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en el artículo 7 de la Orden EHA/ 962/2007 de 10 de abril de 2007, así como los recogidos en el citado artículo.

Además, ET Documental puede subvencionarse con el Kit Digital, dentro de la categoría de Soluciones de Oficina Virtual, por lo que, si puedes acogerte a estas ayudas, podrías implantar la digitalización de facturas certificada sin ningún coste para tu negocio.

Deja de acumular facturas y facturas en papel y almacénalas en la nube aprovechando las ventajas de la gestión documental online. Deja en el pasado los riesgos del papel, la gran cantidad de espacio físico que ocupa y sus peligros de destrucción o pérdida accidental, especialmente en un tema tan delicado como lo es la facturación de tu negocio. Contáctanos y pide una demo sin compromiso.