¿Ya hiciste tu auditoría RGPD? El error que muchas empresas cometen sin saberlo (y puede salir caro)

Cumplir con el RGPD no consiste en firmar cuatro documentos y guardarlos en un cajón. Y sin embargo, muchas empresas creen que eso es suficiente. No es culpa tuya: durante años se ha vendido la protección de datos como una obligación burocrática, un papel más para pasar la ITV legal. Pero la realidad es otra. Si gestionas información de clientes, trabajadores o proveedores, una auditoría RGPD mal hecha puede ser un riesgo más que una solución.

¿Qué es una auditoría RGPD y cuándo deberías hacerla?

Una auditoría RGPD permite comprobar si una empresa cumple con el Reglamento General de Protección de Datos y la LOPDGDD. Pero más allá de verificar cláusulas y contratos, una buena auditoría analiza cómo se manejan los datos en la práctica, detecta puntos débiles y propone medidas reales para corregirlos.

Según la AEPD, no hay una periodicidad obligatoria, pero recomienda hacer una revisión como mínimo una vez al año o cada vez que haya cambios relevantes: nuevos sistemas, nuevas plataformas, más personal o servicios digitales distintos.

👉 Si ha pasado más de un año desde la última auditoría o has cambiado algo en tu operativa, es hora de actualizar.

El error más frecuente: limitar la auditoría RGPD al papeleo

Uno de los errores más comunes en las empresas es convertir la auditoría RGPD en una simple revisión documental. ¿Tienes las cláusulas? ¿El contrato con el encargado del tratamiento? ¿El registro de actividades? Perfecto. Hasta luego.

El problema es que el RGPD también exige aplicar medidas técnicas y organizativas adecuadas. Y ahí entra lo que muchas auditorías no contemplan: la ciberseguridad.

Si nadie ha revisado si tus copias de seguridad funcionan, si tus accesos están protegidos con doble factor o si tus ordenadores están actualizados, es posible que tu empresa esté en riesgo… aunque tengas todos los documentos firmados.

¿Por qué ciberseguridad y protección de datos van de la mano?

Porque de nada sirve cumplir legalmente si no puedes proteger la información. Imagina esto:

• Un empleado accede a datos sensibles desde su casa sin ninguna medida de seguridad.
• Tu ERP está expuesto en Internet sin un cortafuegos ni control de accesos.
• Alguien se lleva datos en un USB sin cifrar.

¿De qué sirve tener cláusulas legales si los datos están en riesgo?

Una auditoría RGPD completa incluye siempre una evaluación mínima de los sistemas. Esto no implica una auditoría técnica profunda tipo ISO 27001, pero sí revisar aspectos esenciales como:

1. ¿Tienes backups automáticos y fuera del entorno productivo?
2. ¿El acceso a tus sistemas está protegido con contraseñas seguras y autenticación multifactor?
3. ¿Dispones de trazabilidad de accesos a datos sensibles?
4. ¿Tienes una política clara de control de dispositivos externos (USBs, portátiles, móviles)?

Auditoría RGPD tecnológica: lo mínimo que deberías revisar

Una buena auditoría en protección de datos debería incluir (aunque sea en nivel básico) una evaluación de estos puntos:

• Inventario de sistemas y datos: ¿Dónde almacenas datos? ¿Quién los gestiona?
• Sistemas de copia de seguridad: ¿Se hacen? ¿Se comprueban? ¿Puedes restaurar?
• Gestión de accesos y contraseñas: ¿Hay doble factor? ¿Se rotan? ¿Se controlan?
• Uso de herramientas DLP (Data Loss Prevention): para evitar fugas de información por correo o dispositivos externos.
• Trazabilidad: ¿Puedes saber quién accedió a un dato y cuándo?

No hace falta tener una infraestructura compleja. Pero sí saber que lo que tienes está controlado.

¿Cómo elegir una buena consultora para la auditoría RGPD?

Si alguien te ofrece una auditoría en 24h sin revisar tus sistemas, probablemente estás pagando por documentos genéricos.

Una buena consultora debería ofrecer:

• Un equipo mixto: jurídico + técnico.
• Diagnóstico personalizado, no solo cuestionarios por correo.
• Evaluación de sistemas (aunque sea básica).
• Informe con riesgos y propuestas reales, no solo normativa copiada.
• Seguimiento y asesoramiento, no solo entrega de documentos.

En Edorteam, por ejemplo, empezamos cada auditoría con una revisión conjunta de los procedimientos reales de la empresa: cómo se usan los datos, quién accede, qué dispositivos se utilizan, etc. Solo con eso ya detectamos errores que muchas veces pasan desapercibidos para el cliente.

¿Necesita tu empresa una auditoría RGPD?

Hazte estas preguntas:

1. ¿Hace más de un año que no revisas tu cumplimiento?
2. ¿Has cambiado de software, herramientas o forma de trabajar?
3. ¿Has crecido en personal o servicios?
4. ¿No tienes claro si alguien accede a datos que no debería?
5. ¿No sabes si tus copias de seguridad se están haciendo bien?

Si alguna respuesta es “no lo sé” o “no estoy seguro”, necesitas una auditoría.

¿Y si ya la has hecho pero fue solo documental?

Repetimos: tener documentos no equivale a estar protegido. Si ya hiciste una auditoría pero nadie te preguntó por tus backups, por tus herramientas digitales o por tus accesos, probablemente tengas un informe bonito… pero incompleto. Una auditoría no es un papel. Es una herramienta para proteger tu negocio.

En Edorteam realizamos auditorías RGPD que sí revisan lo que importa: documentación, sí, pero también sistemas, procesos y puntos débiles reales. Podemos ofrecerte una valoración gratuita inicial para decirte si estás bien o necesitas mejoras.

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